Imaginons que vous souhaitiez envoyer un email à tous vos clients, étudiants ou employés. Ecrire un mail pour chacune de ces personnes individuellement prendrait beaucoup de temps. Au lieu de cela, vous pouvez laisser votre ordinateur faire le travail à votre place. C’est le publipostage.
Dans ce guide du publipostage vous apprendrez:
- Ce qu’est le publipostage
- Les différents types de publipostage (publipostage, d’emails, publipostage de documents, publipostage de lettres, publipostage d’étiquettes…)
- Comment faire un publipostage
- Les meilleurs astuces pour réaliser un publipostage
Le publipostage, c’est quoi?
Faire un publipostage, c’est automatiser l’envoi d’emails ou la création de documents grâce à son ordinateur.
Le publipostage existe depuis les débuts de l’informatique. Les premières applications de publipostage sont apparues dans les années 80. Un autre terme pour désigner le publipostage est mail merge, sa traduction anglaise qui signifie “fusion et publipostage”.
C’est Microsoft Word qui popularisa le publipostage en permettant de générer des documents ou des lettres, mais aussi réaliser des publipostages entre Excel et Word pour envoyer des emails. Avec le gain en popularité de Google, le publipostage a ensuite été rendu possible au sein de la suite Google Workspace (ex GSuite) et en particulier sur Gmail, Google Docs et Google Sheets.
Comment un publipostage fonctionne
Un publipostage prend les valeurs des lignes d’une feuille de calcul (Excel, Google Sheeets) et les insère dans un modèle de document, aussi appelé template en anglais. Ce modèle peut être un email générique dans lequel vous allez insérer des variables ou bien un document (Word, Google Docs, LibreOffice…) qui vous permettra de générer automatiquement des lettres, enveloppes ou des étiquettes.
Quels sont les éléments importants pour réaliser un publipostage?
Il existe différentes manières d’exécuter un publipostage. Nous aborderons les différentes méthodes dans les sections suivantes et vous pouvez consulter notre guide qui détaille plus précisément Comment effectuer un publipostage dans Gmail.
La personnalisation de votre publipostage fonctionne en stockant les informations de votre destinataire dans une feuille de calcul, que ce soit un fichier Excel ou Google Sheets. Chaque ligne représente un de vos destinataires et chaque colonne représente un champ personnalisé.
Dans notre exemple, nous personnalisons un mail au travers d’un publipostage. Ici dans notre exemple, nous réalisons un publipostage d’email, entre Google Sheets et Gmail. La feuille de calcul Google Sheets va servir de source pour le modèle d’emails qui sera envoyé depuis Gmail. A noter que le résultat du publipostage pourrait être un document, une lettre, une enveloppe ou une étiquette selon vos besoins.
Les champs personnalisés d’un publipostage, aussi appelés champs de fusion, peuvent être le nom et prénom de votre destinataire, une adresse, un nom d’entreprise, un numéro de commande… bref absolument tout ce que vous souhaitez. Vous pouvez ajouter autant de colonnes que vous le souhaitez dans votre feuille de calcul source, soit autant de variables personnalisées utilisables lors publipostage. La feuille de calcul servira de source pour la fusion. Chaque ligne de la feuille de calcul sera traitée et saisie dans votre modèle d’email ou de document.
Exemple de publipostage
Vous pouvez personnaliser chaque partie de l’e-mail, depuis le sujet jusq’au contenu. C’est également valable pour votre lettres, enveloppes, étiquettes et autres documents créés par publipostage. La personnalisation peut inclure ce que vous voulez:
- le nom d’un destinataire,
- une adresse,
- un post-scriptum,
- un code unique…
… les possibilités de personnalisation sont infinies et ne dépendent que de votre imagination!
Qui fait du publipostage?
Aujourd’hui, des entreprises se spécialisent dans le publipostage et proposent leur service pour vous faciliter cette tâche. Cependant, sachez qu’il est très simple de faire un publipostage et vous pouvez vous-même en réaliser et ainsi gagner un temps considérable dans vos tâches quotidiennes.
Le publipostage peut être utile dans de très nombreux contextes:
- Pour les petites aux grandes entreprises, ayant besoin d’un simple service de courrier électronique de masse pour contacter des prospects ou leurs clients. Le publipostage est très utile à tous les échelons de l’entreprise que ce soit pour les commerciaux, le marketing, la relation presse ou les ressources humaines.
- Pour les startups, agences de marketing digital et groupes de conseil à la recherche de la meilleure solution de diffusion par e-mail ou d’un moyen de générer des documents à la volée
- Pour les enseignants, écoles, collèges et universités qui souhaitent communiquer avec les parents ou les étudiants. Cela peut leur être utile afin d’envoyer le bulletin de notes, gérer les admissions, ou traiter les tâches administratives grâce à un service d’emailing de masse ou de génération de documents.
- Pour les associations, ONG, & clubs souhaitant gérer les nouvelles candidatures, promouvoir un concours, une collecte de fonds, appel à projet
- Pour les entreprises et professionnels de tout secteur d’activité souhaitant envoyer des rappels de paiement à une liste de clients en fonction de l’état d’impayé de leurs factures.
- Pour les agents immobiliers, les propriétaires d’hôtels, les gérants de restaurants, cafés et bars qui souhaitent développer leur activité, augmenter les ventes et la fidélité des clients.
Le rôle du publipostage
Comme on commence à le voir, le publipostage peut s’avérer très pratique dans de nombreuses situations. Il est possible de gagner du temps sur des tâches du quotidien grâce au publipostage et notamment:
- Envoyer des emails grâce au publipostage d’emails
- Personnaliser des lettres par le publipostage de documents
- Imprimer des enveloppes personnalisées
- Générer des étiquettes et des labels
- Envoyer des documents PDFs personnalisés par mails
Nous allons aborder ci-dessous comment faire du publipostage en utilisant les solutions principales offertes par Google et Microsoft. Nous nous concentrons sur ces outils car leur usage est répandu, notez qu’il est aussi possible d’utiliser d’autres logiciels pour réaliser un publipostage depuis LibreOffice ou un publipostage depuis Pages.
Réaliser un publipostage avec Google (Gmail, Sheets, Docs)
Comment faire un publipostage avec Gmail?
En tant que l’un des plus grands fournisseurs de messagerie, Gmail permet d’effectuer un publipostage. Alors, comment faire un publipostage dans Gmail?
Il existe 2 façons d’aborder la création d’un publipostage dans Gmail. La première consiste à utiliser un module complémentaire Google qui fera tout pour vous, et la seconde consiste à créer votre propre script de publipostage dans Gmail. Nous avons détaillons ces deux méthodes dans notre guide Comment faire un publipostage dans Gmail.
Voici un exemple de publipostage réalisé dans Gmail, grâce à Mailmeteor, l’outil de publipostage pour Gmail le plus populaire sur le Google Workspace Marketplace.
Les étapes pour réaliser un publipostage dans Gmail:
- Ajouter vos contacts dans une feuille de calcul Google Sheets
- Ouvrir un module de publipostage comme Mailmeteor
- Ecrire votre modèle d’email
- Prévisualiser les emails avant l’envoi et tester votre publipostage
- Envoyer la campagne d’emails
Cette vidéo montre chacune de ces étapes et vous guidera dans votre premier envoi d’emails en masse personnalisés avec Gmail. Vous savez désormais comment faire un publipostage avec Gmail, mais qu’en est-il de l’envoi groupé de mails personnalisés à une liste de diffusion depuis Outlook?
Comment faire un publipostage à partir de Google Sheets?
Les étapes pour réaliser un publipostage depuis Google Sheets sont proches de celles décrites pour Gmail. Vous pourrez non seulement réaliser des envois d’emails en masse grâce à un publipostage opéré depuis Google Sheets, mais également générer des étiquettes personnalisées.
Les étapes pour réaliser un publipostage depuis Google Sheets:
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Ouvrir une nouvelle feuille de calcul Google Sheets
Vous pouvez utiliser notre modèle de publipostage en faisant une copie de notre document d’exemple de publipostage Google Sheets.
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Ajouter vos contacts
Chaque ligne de votre document représente un destinataire et chaque colonne une variable personnalisée.
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Ouvrir Mailmeteor
Dans le menu Module complémentaire choisissez Mailmeteor. Installez Mailmeteor au préalable si ce n’est pas déjà fait.
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Ecrire un nouveau modèle d’email
Cliquez sur Créer un nouveau modèle puis rédiger votre email en y incluant des variables personnalisées.
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Prévisualiser les emails et envoyer
Avant l’envoi, vous pourrez vous assurer qu’il n’y a pas d’erreur. Cliquez ensuite sur Envoyer pour démarrer votre publipostage depuis Google Sheets.
Comment faire un publipostage à partir de Google Docs?
Google Docs permet de réaliser des publipostage de lettres, documents et enveloppes. C’est très pratique afin de générer des factures ou des contrats par exemple.
Pour faire notre publipostage depuis Google Docs, nous allons utiliser un outil de publipostage gratuit qui se nomme Mail Merge for Google Docs.
Les étapes pour faire un publipostage depuis Google Docs:
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Créez un nouveau document Google Docs
Cliquez ici pour créer un nouveau document Google Docs. Installez Mail Merge for Google Docs si ce n’est pas déjà fait.
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Ouvrez Mail Merge for Google Docs
Cliquez sur l’icône bleue de Mail Merge for Google Docs dans la barre latérale à droite.
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Choisissez le type de document
Vous aurez le choix entre créer des lettres, enveloppes, étiquettes ou envoyer des emails depuis Google Docs.
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Sélectionnez les destinataires
Dans la barre latérale, choisissez la feuille de calcul dont vous souhaitez extraire les données de personnalisation et ajouter les variables dans le document.
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Générez vos documents
Une fois vos documents générés, téléchargez vos documents au format Docs, PDF ou Word.
Réaliser un publipostage avec Office 365 (Outlook, Word, Excel)
Maintenant que nous avons vu comment réaliser un publipostage depuis la suite Google, voyons comment faire avec la suite Office de Microsoft.
Comment faire un publipostage à partir d’Outlook?
Il est également possible de réaliser un publipostage d’emails depuis Office 365 grâce à Outlook.
Voici les étapes pour réaliser un publipostage depuis Outlook:
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Préparez votre document principal
Ouvrez Microsoft Word et rédigez votre email.
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Configurez votre liste de diffusion
Cliquez sur Démarrer le publipostage puis Messages électroniques
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Liez votre liste de diffusion à votre message électronique
Ensuite, cliquez sur Sélectionner des destinataires puis Choisir dans les contacts Outlook
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Ajouter du contenu personnalisé au message électronique
Il est possible d’ajouter des variables personnalisées à votre publipostage d’e-mail depuis Outlook. Dans Publipostage > Formule d’appel, choisissez le format souhaité.
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Prévisualiser et terminer
Vous pouvez prévisualiser les emails avant l’envoi en cliquant sur Aperçu des résultats, c’est un bon moyen d’éviter toute erreur malvenue avant la fusion et le publipostage!
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Enregistrez le message personnalisé et envoyer
Enfin, cliquez sur Terminer et Fusionner en haut à droite puis Envoyer des messages électroniques. Pour finir, cliquez sur Fusionner avec un message électronique.
A noter que si vous possédez un compte Google, il est tout à fait possible d’utiliser votre adresse Outlook comme un alias. Cela vous permettra simplement de faire un publipostage depuis Gmail avec la technique expliquée ci-dessus, tout en utilisant votre adresse Outlook comme expéditeur.
Autrement, il existe des solutions développées par des entreprises tierces telles que Mail Merge Toolkit qui peuvent vous aider à réaliser un publipostage avec Outlook (nous n’avons pas d’affiliation particulière avec ce service).
Comment faire un publipostage à partir d’Excel?
Tout comme nous l’avons vu précédemment avec Google Sheets, il est possible de réaliser un publipostage depuis Excel dans l’optique de faire un envoi d’emails personnalisés ou bien générer des documents.
Les étapes pour faire un publipostage depuis Excel:
- Ouvrir Excel
- Ajouter et modifier la liste de diffusion
- Insérer un champ de fusion
- Prévisualiser et terminer le publipostage
- Enregistrez votre publipostage
Comment créer un publipostage sous Word?
Le publipostage avec Word est probablement l’un des usages les plus répandus. Pour beaucoup, le publipostage peut sembler être une tâche ardue. Cependant grâce à nos astuces de publipostage pour Word vous allez pouvoir réaliser un publipostage de lettres, un publipostage d’étiquettes, de documents ou d’emails en toute simplicité.
Les étapes pour faire un publipostage dans Word
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Ouvrir Word
Ouvrez un nouveau document Word puis allez dans Publipostage > Démarrer la fusion et le publipostage. Ici vous pouvez choisir le format qui vous convient (lettres, messages électroniques, envelopes, labels)
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Préparez votre document
Tapez le corps du document que vous voulez envoyer à votre liste de diffusion.
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Configurer la liste de diffusion
Ici vous pouvez utiliser une feuille de calcul Excel ou une base de données Access comme liste de diffusion. Cette liste va servir de source au publipostage, votre document sera personnalisé selon les informations contenues dans la liste.
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Ajoutez du contenu personnalisé à votre document
Pour insérer une variables personnalisées comme une phrase d’introduction différente selon les destinataires, cliquez sur Formule d’appel.
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Aperçu et impression de vos documents
Avant de générer les documents ou d’envoyer vos emails, il est possible de les prévisualiser en cliquant sur Publipostage > Aperçu des résultats.
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Enregistrez votre document
Pour finir, n’oubliez pas de sauvegarder votre document. Il serait dommage de perdre le résultat de vos efforts (enfin ceux de votre ordinateur pour être exact!)
À vous de jouer
Vous voilà désormais experts du publipostage sous toutes ses formes, que ce soit depuis les solutions Google ou Microsoft. Vous savez désormais comment utiliser le publipostage pour envoyer des emails en masse personnalisés, créer des lettres, générer des documents ou imprimer des étiquettes.
Nous espérons que cette introduction vous permettra de mieux comprendre cet outil simple mais incroyablement puissant qu’est le publipostage. A vos claviers!